St. Anna Stiftung: Einführung eines Ordnungssystems
Auch der Umzug digitaler Informationen ist ein Kraftakt
Es sind zwar keine Zügelboxen zu sehen, doch trotzdem steht hier ein grosser Umzug an: Die St. Anna Stiftung stellt von einer über die Jahre gewachsenen Ablage auf ein neues Ordnungssystem und damit auf eine besser strukturierte Ablage um. Das Ordnungssystem entwickelten wir gemeinsam mit den Bereichsleitenden sowie der Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement, Corinne Sturm. Gerade das «Zügeln» der digitalen Informationen ist aufwendig, weil sich in all den Jahren so einiges angesammelt hat.
Seit 2016 beraten wir die Luzerner St. Anna Stiftung in Sachen Archivierung und aktueller Aktenablage. Wir erarbeiteten ein Ordnungssystem, welches in sämtlichen Bereichen der Stiftung Anwendung finden soll: im Alterszentrum, im Haus Hagar, in der KiTa, im Unterstützungswesen von gemeinnützigen Projekten im In- und Ausland, in den Dienstleistungen für die Gemeinschaft der St. Anna-Schwestern sowie in den Management- und Supportprozesse.
Nun ist es soweit: Das Ordnungssystem wird rückwirkend auf den 1. Januar 2019 eingeführt. Das bedeutet eine Umstellung auf die neu strukturierte Ablage, was sich in erster Linie auf die digitale Arbeitsweise auswirkt. Die weiterhin benötigten Dateien müssen in die neue Struktur integriert werden, was einen nicht zu unterschätzenden Aufwand darstellt. Über die Jahre hinweg hat sich eine grosse Menge an Daten angesammelt, welche alle einzeln durchgegangen und aussortiert werden müssen – ein anstrengender und aufwendiger Kraftakt.
Dass sich jedoch dieses Aussortieren und die Einführung eines Ordnungssystems lohnt, davon sind Annemarie Imhof, Assistentin der Bereichsleitung Pflege des Alterszentrums (links im Bild), und Corinne Sturm, Verantwortliche für das Qualitätsmanagement der St. Anna Stiftung, fest überzeugt. Sie freuen sich auf die neue, bereinigte Ablagestruktur, welche logisch und personenunabhängig aufgebaut ist. «Es ist, als ob wir einen Frühlingsputz durchführen würden», meint Annemarie Imhof, «und das fühlt sich gut an!»
Bild: Annemarie Imhof (links) und Corinne Sturm (rechts) von der St. Anna Stiftung beim «Zügeln» der digitalen Ablage. © Martina Akermann.
