Blog

Neues Muster-Ordnungssystem für Kirchgemeinden, Pfarreien und Pastoralräume im Kanton Luzern

Wenn wir in Pfarreien und Kirchgemeinden unterwegs sind, begegnen uns immer wieder die gleichen Fragen:

• Was ist denn genau „archivwürdig“? Dass Pfarrbücher, Kirchenratsprotokolle, Jahresrechnungen und Baupläne archiviert werden sollen, scheint klar. Aber was ist zum Beispiel mit Predigten, Personaldossiers, Protokollen von Teamsitzungen, Ein- und Austrittsschreiben, Webseiten, den Unterlagen kirchlicher Gruppen oder Vereinen?
• Wer ist dafür verantwortlich, dass die archivwürdigen Unterlagen auch tatsächlich dem Archiv übergeben werden? (Oder: Das muss doch nicht alles die Pfarramtssekretärin machen?) Häufig ist die Situation die, dass gewisse Unterlagen doppelt und dreifach geführt und abgeliefert werden, andere dafür fehlen. Oder vielleicht bei (ehemaligen) AmtsinhaberInnen aufbewahrt werden bzw. hier vergessen gegangen sind.
• Wir arbeiten ja am Computer… muss ich das jetzt alles ausdrucken oder kann ich das auch digital archivieren? (Und wenn ja: wie geht das?)

Um bei diesen Fragestellungen Hilfe zu bieten, erarbeitete das Staatsarchiv Luzern 2013 gemeinsam mit der Luzerner Synodalverwaltung ein Muster-Ordnungssystem, das Fragen der Archivwürdigkeit, der Aufbewahrungs- und Schutzfristen sowie der Federführung klärt. Wir führten dieses Ordnungssystem bei verschiedenen Kirchgemeinden und Pfarreien ein und passten es auf deren Bedürfnisse hin an. Seit 2013 sind nun allerdings einige Jahre ins Land gegangen, die digitalen Möglichkeiten haben sich vervielfacht, etabliert, bereits wieder verflüchtigt – und auch die kirchlichen Strukturen wandelten sich, wurden doch die Pastoralräume eingeführt. Womit die Fragen „wer archiviert was und wie?“ nicht einfacher zu beantworten sind, sondern vielmehr eine neue Dringlichkeit erhalten.

Zeit also, das Muster-Ordnungssystem zu aktualisieren. Es ist uns eine Freude und eine Ehre, uns dieser Aufgabe gemeinsam mit Eva Bachmann vom Staatsarchiv Luzern anzunehmen und unsere Erfahrungen aus der Praxis einbringen zu können. In den letzten Monaten haben wir intensiv getüftelt und einen ersten Entwurf erarbeitet. Dieser wurde im März mit VertreterInnen aus verschiedenen Pfarreien, Pastoralräumen und Kirchgemeinden in zwei Workshops diskutiert. Nun liegt er wieder auf unserem Arbeitstisch und soll anschliessend in die Vernehmlassung gehen. Wir sind schon gespannt auf die Rückmeldungen und freuen uns, das neue Ordnungssystem dann auch vor Ort einführen und erproben zu dürfen. Spätestens im Sommer 2021 – bereit für die neue Legislatur – soll es so weit sein.

Bild: Versuch der Ordnung einer Ablieferung von verschiedenen Pfarreiratsmitgliedern (1970er Jahre bis ca. 2013). Ob sich wohl eine vollständige Serie der Protokolle findet?